Fallbeispiel: Prozessoptimierung

Ausgangssituation

Ein mittelständischer, innovativer Unternehmer trat auf uns zu, da er mit seiner derzeitigen Prozess- und Organisationsstruktur unzufrieden war. Es wurden im Laufe der Zeit Mitarbeiter eingestellt ohne die Prozesse neu zu hinterfragen und zu verändern. Die Folge war, dass die Prozesse nicht effektiv organisiert waren und der Unternehmer, als kreativer Mensch, kaum mehr Zeit zur Entwicklung von Innovationen hatte. Zusätzlich war ihm wichtig, dass seine Mitarbeiter ein positives Bild des Unternehmens nach außen vermitteln sollen.

Zielsetzung

  • Hinterfragen und Verändern von Prozessen nach ihrer Effektivität
  • Aufgaben und Verantwortung verteilen
  • Mehr Zeit für die Produktentwicklung, um neue Produkte auf den Markt zu bringen
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Erscheinungsbild und Verhalten beim Kunden

Unsere Leistung

  • Darstellung der Prozessketten und verantwortlichen Personen
  • Vertriebsworkshop
    • Vertretung/Darstellung des Unternehmens gegenüber dem Kunden
    • Erarbeitung von Maßnahmen und Vorgehensweisen zur Steigerung des Empfehlungsgeschäftes

Ergebnis

Die Prozesse im Unternehmen wurden schriftlich in Form einer Prozesskette abgebildet und den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet. An den Stellen, die unlogisch waren oder sogar den Prozess behinderten, wurden Veränderungen angesetzt. Dadurch konnten die „Schleifen“ auf den Schreibtisch des Chefs minimiert und Controllingprozesse auf andere Mitarbeiter verteilt werden.

Außerdem erarbeiteten wir konkrete Verhaltensweisen der Mitarbeiter im Kundenkontakt:

  1. Begrüßung auf der Baustelle, Vorstellung des verantwortlichen Mitarbeiters
  2. Absprachen über Zeiten, Ausführungen zwischen Kunden und Mitarbeitern
  3. Ordnung auf der Baustelle
  4. Verantwortlichkeiten Fahrzeuge
  5. Verlassen der Baustelle (Ordnung)
  6. Kunde und Mitarbeiter im kontinuierlichem Dialog